Política de Privacidade

Esta política descreve como o Zelus (zelus.sh) recolhe, utiliza, armazena e partilha dados pessoais, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e a Lei n.º 58/2019. Ao criar conta ou utilizar a aplicação, o utilizador toma conhecimento desta política.

O Zelus guarda apenas os dados necessários para gerir um condomínio. Os dados de cada condomínio só são visíveis na aplicação aos seus próprios membros, com sessão iniciada. Os anexos das ocorrências (fotografias, vídeos e ficheiros) ficam acessíveis por ligação privada não indexada: quem tiver a ligação consegue abri-los. Não vendemos dados, não mostramos publicidade e não usamos os dados dos condomínios para treinar modelos de inteligência artificial — a mesma preferência que declaramos publicamente aos crawlers (Content Signals: ai-train=no).

1. Quem é responsável pelos dados

Há dois papéis distintos, porque o Zelus é um serviço usado por administrações de condomínio:

Dados da conta Zelus (nome, e-mail, credenciais, preferências de sessão): o responsável pelo tratamento é Minimalist Cloud, Lda. · NIPC 519015860 · Rua João Dias, n.º 60, 3.º Esq., 2870-073 Montijo · Portugal, que opera a plataforma Zelus em zelus.sh. Pode contactar-nos por contato@zelus.sh ou pela página zelus.sh/contact.

Dados do condomínio (frações, condóminos, ocorrências, documentos, finanças, prestadores): a administração que subscreve o serviço decide que informações introduz e quem as vê. Nesse âmbito, essa administração é a responsável pelo tratamento e o Zelus atua como subcontratante, nos termos do artigo 28.º do RGPD, tratando os dados apenas para prestar o serviço.

O Zelus não nomeou um encarregado de proteção de dados (DPO). Não é obrigatório para este serviço nas condições atuais. Questões de privacidade seguem o mesmo canal de contacto.

2. Que dados pessoais tratamos

Consoante o perfil e as funções usadas, podemos tratar:

• Identificação e contacto: nome, e-mail, telefone (quando indicado), NIF de contactos de fração, morada associada à fração ou ao condomínio.
• Autenticação: e-mail e palavra-passe (a palavra-passe é guardada com hash, nunca em texto simples), ou dados da conta Google se entrar com o Gmail; tokens de sessão.
• Dados do condomínio: frações, permilagens, papéis (proprietário, inquilino, etc.), ocorrências e comentários, avisos, documentos e artigos, manutenções, contratos, prestadores, quotas, pagamentos, despesas, extratos e ficheiros carregados (incluindo fotografias e vídeos de ocorrências e documentos financeiros).
• Utilização: ações registadas para auditoria (quem alterou o quê), notificações na aplicação e e-mails transacionais que o serviço envia (convites, reposição de palavra-passe, avisos operacionais).
• Página pública: medições de visitas sem cookies e sem nada guardado no navegador (páginas vistas, origem da visita, tipo de dispositivo e país).
• Utilização do produto: eventos de uso enviados pelo servidor (por exemplo «conta criada», «condomínio criado», «frações registadas»), associados ao identificador interno da conta — nunca ao e-mail, ao nome nem ao conteúdo do condomínio.
• Origem do registo: a campanha (parâmetros UTM), o domínio de onde veio e a primeira página pública visitada, guardados na conta quando a cria.

3. Para que servem os dados

Os dados são tratados só para operar o serviço:

• Criar e autenticar a conta, gerir sessões e recuperar o acesso.
• Administrar o condomínio: frações, pessoas, ocorrências, documentos, avisos, manutenções, prestadores e finanças.
• Cobrar a subscrição, quando o pagamento estiver ativado.
• Enviar comunicações necessárias ao serviço (convites, confirmação de e-mail, reposição de palavra-passe, notificações escolhidas na aplicação).
• Responder a perguntas com o assistente de IA, usando apenas dados do condomínio a que a pessoa tem acesso.
• Garantir segurança: controlo de acessos por função, isolamento entre condomínios, prevenção de abuso no registo e nos inícios de sessão.
• Melhorar a página pública com estatísticas de visitas, e medir o caminho entre a primeira visita e a criação de conta e de condomínio, para melhorar o produto.
• Cumprir obrigações legais que recaiam sobre o operador da plataforma.

3-A. Fornecer os dados é obrigatório?

Para criar conta e usar o serviço tem de nos fornecer o nome, o e-mail e as credenciais: são necessários para a execução do contrato, e sem eles não é possível criar a conta nem prestar o serviço. Os restantes dados, como o telefone, são opcionais; não os fornecer só impede as funções que deles dependem.

Para a subscrição paga, os dados de faturação são necessários para emitir a fatura; sem eles não é possível ativar o plano pago.

4. Base legal (artigo 6.º do RGPD)

Cada tratamento assenta numa base do artigo 6.º:

• Execução de contrato (art. 6.º, n.º 1, alínea b): criar a conta, prestar o serviço de gestão de condomínio, autenticar, enviar e-mails operacionais e guardar o conteúdo que a administração introduz.
• Interesse legítimo (art. 6.º, n.º 1, alínea f): segurança da plataforma, registos de auditoria, prevenção de fraude e abuso, estatísticas da página pública, eventos de uso do produto e origem do registo (melhorar o produto e medir o funil de registo). Pode opor-se a estes tratamentos pelo canal de contacto, quando a lei o permitir.
• Obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, alínea c): quando uma lei portuguesa ou da União o exija — por exemplo, conservar informação necessária a um processo ou a uma autoridade competente.
• Consentimento (art. 6.º, n.º 1, alínea a): preferências opcionais, como o tema claro/escuro guardado no navegador. O consentimento pode ser retirado sem afetar o uso essencial do serviço.

5. Com quem partilhamos os dados

Não vendemos, alugamos nem partilhamos dados pessoais para marketing de terceiros. Os dados de um condomínio não são visíveis a outro condomínio.

Para fazer a aplicação funcionar, recorremos a prestadores que tratam dados por nossa conta (subcontratantes). Usam os dados só para o serviço contratado, com a exceção do Stripe indicada abaixo:

• Vercel — alojamento da aplicação, entrega das páginas e armazenamento de ficheiros.
• Neon — base de dados PostgreSQL.
• Resend — envio de e-mail (e, quando o correio de entrada estiver ativo, receção de mensagens no domínio do serviço).
• Anthropic — modelos de linguagem do assistente e de extração de texto em documentos.
• OpenAI — representações numéricas (embeddings) do texto dos documentos e contratos do condomínio, para o assistente os encontrar por pesquisa; o texto é enviado para esse fim e não é usado para treinar modelos.
• TypeSafe — leitura estruturada de faturas e comprovativos recebidos na Entrada (o que o documento diz: fornecedor, valor, datas), quando essa leitura está ligada.
• Google — início de sessão com conta Google, quando o utilizador escolhe essa opção.
• Cloudflare — verificação anti-abuso (Turnstile) no registo e no início de sessão, em produção.
• PostHog Inc., região EU Cloud (servidores na União Europeia), com acordo de tratamento de dados — estatísticas da página pública e eventos de uso do produto. O endereço IP serve só para obter o país e, nas páginas públicas, para o código diário descrito na secção 10, e depois é descartado; não há gravação de sessões nem registo automático de cliques.
• Umami — estatísticas da página pública, quando essa medição está ligada.
• Inngest — tarefas em segundo plano (por exemplo, análises de fecho financeiro).
• Stripe — pagamento da subscrição do Zelus (cartão ou débito direto SEPA), quando ativado; até lá, este tratamento não existe. Trata os dados do pagamento como subcontratante do Zelus e, para a prevenção de fraude e o cumprimento das suas obrigações legais, como responsável pelo tratamento, em nome próprio.
• Sentry — monitorização de erros, quando ativada. Recebe os erros técnicos e identificadores internos da conta, do condomínio (incluindo o seu endereço curto) e a função; não recebe o nome nem o e-mail, nem o conteúdo de ocorrências, documentos ou finanças.

6. Transferências para fora da União Europeia

Alguns prestadores estão sediados nos Estados Unidos ou noutros países fora do EEE. Uma transferência de dados para fora do EEE só se faz com uma das garantias previstas no capítulo V do RGPD: decisão de adequação (incluindo o EU-US Data Privacy Framework, quando o prestador estiver certificado) ou cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia. Pode pedir, pelo canal de contacto, informação sobre a garantia aplicável a cada transferência e uma cópia dela (art. 13.º, n.º 1, alínea f)).

O assistente de IA envia ao prestador apenas o contexto necessário para responder à pergunta da pessoa autenticada, no âmbito das permissões dessa pessoa. Esse conteúdo não é usado pelo Zelus para treinar modelos.

7. Durante quanto tempo conservamos os dados

Conservamos os dados só enquanto forem necessários à finalidade, ou enquanto a lei o exigir:

• Conta (perfil e credenciais): enquanto a conta estiver ativa. Pode apagar a conta em Definições → Conta.
• Sessão: o início de sessão dura até 30 dias de inatividade controlada pelo serviço de autenticação; pode terminar a sessão em qualquer momento.
• Faturação do Zelus (faturas e registos de faturação da subscrição): 10 anos, nos termos do art. 52.º, n.º 1 do Código do IVA. Não se apagam a pedido nem ao apagar a conta, porque a lei manda conservá-los.
• Dados do condomínio (incluindo finanças): enquanto o condomínio existir na plataforma, porque a administração precisa desse histórico. Se o condomínio for apagado pela administração, os dados deixam de estar acessíveis na aplicação.
• Ao apagar uma conta pessoal, os registos do condomínio de que a administração é responsável, por exemplo os movimentos financeiros, não se apagam com o perfil: a administração decide sobre eles, na medida em que a lei a obrigue a conservá-los.
• Notificações na aplicação e e-mails transacionais: o tempo necessário à comunicação e ao apoio, depois do qual deixam de ser necessários ao serviço.
• Registos de auditoria: enquanto o condomínio estiver ativo, para segurança e para saber quem alterou o quê.
• Estatísticas e eventos de uso no PostHog: até 7 anos, o prazo de conservação do prestador. Pode pedir a eliminação dos eventos associados à sua conta pelo canal de contacto.
• Origem do registo: enquanto a conta existir.

8. Os seus direitos

Nos termos dos artigos 15.º a 22.º do RGPD, pode pedir:

• Acesso (art. 15.º) — confirmação de que tratamos os seus dados e uma cópia, bem como informação sobre finalidades, destinatários e prazos.
• Retificação (art. 16.º) — correção de dados inexatos ou incompletos. Muitos campos (nome, contactos da fração) editam-se na própria aplicação.
• Apagamento (art. 17.º) — eliminação quando os dados já não são necessários, quando retira um consentimento, ou quando o tratamento é ilícito. Este direito cede perante obrigações legais de conservação (art. 17.º, n.º 3, alínea b)), como a dos registos de faturação do Zelus e a dos registos que a administração do condomínio deva manter por lei.
• Limitação (art. 18.º) — restringir o tratamento em certas situações, por exemplo enquanto se discute a exatidão dos dados.
• Portabilidade (art. 20.º) — receber os dados que nos forneceu num formato estruturado de uso corrente, e transmiti-los a outro responsável quando o tratamento se baseie em contrato e seja feito por meios automatizados.
• Oposição (art. 21.º) — opor-se a tratamentos baseados em interesse legítimo. Deixamos de tratar, salvo razões legítimas e imperiosas.
• Não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas (art. 22.º) — o Zelus não toma decisões só por máquina com efeitos jurídicos sobre o utilizador. O assistente de IA é auxiliar: a pessoa (ou a administração) decide o que fazer com a resposta.

9. Como exercer os direitos

Na aplicação pode consultar e corrigir muitos dados do perfil e, se for administração, gerir membros, frações e documentos. A eliminação da conta pessoal está em Definições → Conta e pede confirmação.

Para um pedido que a aplicação ainda não cubra — por exemplo uma exportação completa para portabilidade, ou uma limitação de tratamento — use zelus.sh/contact ou fale com o administrador do seu condomínio.

Respondemos no prazo de um mês, prorrogável por mais dois meses em pedidos complexos, com aviso nessa eventualidade. Podemos pedir informação para confirmar a identidade de quem pede, para não entregar dados a outra pessoa.

10. Cookies e armazenamento no dispositivo

O Zelus usa cookies e armazenamento local apenas para o serviço funcionar. Não usamos cookies de publicidade nem redes de rastreio de anúncios.

• Cookies de sessão (incluindo a sessão autenticada): necessários para o manter ligado e aplicar as permissões certas. Base: execução de contrato.
• Cookie de método de início de sessão: lembra se entrou por e-mail ou Google, só para mostrar essa indicação no ecrã de entrada. Base: interesse legítimo / preferência funcional.
• Mensagens flash (aviso depois de uma ação): cookie de curta duração, necessário à interface.
• Preferência de tema (claro/escuro) em localStorage: opcional; pode apagá-la no navegador.
• Estado da barra lateral (aberto/fechado), depois de entrar: preferência de interface.
• Analítica da página pública (PostHog, Umami e Vercel Analytics): mede visitas sem cookies de publicidade. Serve para perceber se as páginas públicas são usadas, não para perfilar condóminos.
• PostHog nas páginas públicas: não grava cookies nem nada no armazenamento do navegador. Para contar visitantes sem os identificar, os servidores do PostHog calculam, a partir do endereço IP e do navegador, um código que muda todos os dias e não permite reconhecer a mesma pessoa de um dia para o outro. A visita nunca é ligada a uma conta: se se registar, só a origem do registo (campanha, domínio de onde veio e página de entrada) passa para a conta. Não é carregado nas páginas da aplicação depois de entrar nem nas páginas de início de sessão, convite ou reposição de palavra-passe.
• Não usamos cookies de analytics. Se no futuro mostrarmos um aviso de cookies, só gravaremos um identificador de analytics no seu navegador depois do seu aceite, e pode retirar o aceite a qualquer momento.

11. Segurança

O Zelus aplica medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, nos termos do artigo 32.º do RGPD:

• Comunicações cifradas em trânsito (HTTPS).
• Palavras-passe com hash; nunca as guardamos em texto simples.
• Controlo de acessos por função (administração vs. morador), aplicado no servidor em todas as operações.
• Isolamento lógico entre condomínios: uma organização não consulta a outra.
• Limitação de tentativas de registo e de início de sessão, e verificação anti-abuso em produção.
• O assistente de IA só vê o que a pessoa autenticada já pode ver.
• Nenhum sistema é infalível. Se ocorrer uma violação de dados pessoais com risco para os titulares, o Zelus notificará a Comissão Nacional de Proteção de Dados no prazo de 72 horas após ter conhecimento, quando o artigo 33.º o exigir, e informará os titulares quando o artigo 34.º o exigir.

12. Reclamar junto da autoridade de controlo

Tem o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), a autoridade de controlo portuguesa. Sítio: www.cnpd.pt.

Pode também recorrer aos tribunais competentes. Nada nesta política restringe esse direito.

13. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política para refletir alterações no serviço ou na lei. A versão e a data no topo desta página são a referência. Alterações materiais serão mencionadas nas Novidades da aplicação. O uso continuado depois da publicação constitui tomada de conhecimento da versão revista. Se discordar, deixe de usar o serviço e peça a eliminação da conta.